在各類大型圖書館、政府機構檔案館和企事業(yè)單位人員檔案管理處，我們經(jīng)常會看到資料管理人員為了尋找某本特定書籍或檔案而著急忙碌；人們總是希望在需要一件資料的時候，可以迅速地找
到它們，但往往欲速不達，更別提馬上查證該資料的流動記錄了。
長久以來，記錄重要的圖書或檔案在流動過程中曾經(jīng)經(jīng)過的部門以及快速的查找到該資料，使人們費盡了腦筋。傳統(tǒng)的做法是在資料上和記錄本中做大量的文字記錄，但這種做法效率低，查看又不便捷，而且存在著被盜和丟失的安全隱患。在一個越來越追求成本與效率的時代，人們不斷的尋找更好的技術和方法進行圖書檔案管理工作。清華同方運用RFID技術，開發(fā)出圖書檔案管理系統(tǒng)解決方案，可以大大改進管理方式、提高工作效率，解放圖書檔案工作人員，讓他們去從事更有價值的工作。
清華同方RFID圖書檔案管理系統(tǒng)，給每一件圖書檔案安裝一個電子標簽，通過電子標簽的微小芯片和天線，可以方便地跟蹤和記錄圖書檔案在流動過程中所經(jīng)過的每一個地點。例如圖書檔案經(jīng)過不同的辦公室或者檢查點時，都會得到記錄，而且在任何一臺內部網(wǎng)絡電腦上面可以清楚看到。系統(tǒng)用戶可以很方便的知道圖書檔案目前的位置和存放的地點，確認圖書檔案的取出或者存入狀態(tài)。這個跟蹤系統(tǒng)使用十分方便，而且很容易與既有的的圖書檔案管理系統(tǒng)整合在一起。
系統(tǒng)結構
清華同方RFID圖書檔案管理系統(tǒng)主要包括五個部分：
1. 數(shù)據(jù)中心：由中心數(shù)據(jù)服務器和管理終端組成，對圖書檔案管理信息集中進行儲存和處理。
2. 內務管理系統(tǒng)：由管理終端和標簽發(fā)行和打印終端組成，可以完成圖書檔案信息RFID標簽的統(tǒng)一制作和裝入新建圖書檔案等工作。
3. 流通管理系統(tǒng)：幫助管理員在圖書檔案借出時在標簽內寫入相關信息，歸還時檢驗圖書檔案并驗證RFID標簽內信息。
4. 查詢系統(tǒng)：通過管理終端和手持機方便地查詢每一件圖書檔案的位置。
5. 系統(tǒng)管理：對系統(tǒng)功能及權限設置，帳號管理等。
系統(tǒng)功能
l 圖書檔案管理入庫：新的圖書檔案入庫前，首先要根據(jù)圖書檔案的類別、年份和作者等相關信息對新建圖書檔案進行編目，并生成RFID標簽打印數(shù)據(jù)。然后根據(jù)打印數(shù)據(jù)，寫入并打印RFID標簽，打印好的RFID標簽就可以貼到圖書檔案上了，同時打印成功的數(shù)據(jù)會被傳送到數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)庫里，以備系統(tǒng)其他模塊調用和查詢。
l 流通管理：流通管理分為借閱管理模塊、歸還管理模塊和防竊防損模塊。
借閱時，系統(tǒng)首先會驗證借閱人身份，驗證通過后進入借閱管理系統(tǒng)。借閱人通過查詢管理系統(tǒng)查閱圖書檔案的編目號，系統(tǒng)根據(jù)輸入的編目號查找到圖書檔案所在的位置，同時打印出借閱單。管理員使用RFID讀寫器讀出借閱人所借閱圖書檔案的RFID內寫的信息，信息自動進入系統(tǒng)管理界面。管理員在RFID標簽內寫入被借閱圖書檔案的固定信息，包括借閱人的姓名、單位、借出時間、借閱期限等信息后，將圖書檔案給借閱人完成借閱管理。
圖書檔案歸還時，管理員使用RFID讀寫器讀出圖書檔案，檢查借閱人信息、借閱時間是否超期，確認被借閱圖書檔案的目前數(shù)據(jù)是否與RFID標簽中的信息相同。這個過程中如有問題，系統(tǒng)會進入相應的處理模塊進行處理，沒問題則根據(jù)RFID中的圖書檔案位置信息送回相應的位置。
防竊防損模塊配合圖書檔案館的出口安檢裝置可以對圖書檔案進行跟蹤，未辦理完借出手續(xù)或禁止借出的圖書檔案在出門時，安檢裝置會報警，提醒管理人員及時阻止。
l 數(shù)據(jù)中心管理：包括數(shù)據(jù)的管理、采集和統(tǒng)計，設備的管理，系統(tǒng)的管理。
數(shù)據(jù)的管理主要是指對圖書檔案的編目號、人員信息、年份等基本信息的存儲、修改和更新管理，以及對圖書檔案的管理員進行認證。數(shù)據(jù)采集是指采集借閱和歸還圖書檔案的相關信息。數(shù)據(jù)統(tǒng)計是指按時間（日、周、月、年）、圖書檔案信息（部門、人員等）進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。
設備的管理是指對手持機、讀寫器等設備的信息授權與配置管理與維護。
系統(tǒng)的管理是指系統(tǒng)操作員授權及維護，操作人員授權控制。
l 圖書檔案查詢：按不同方式查閱圖書檔案的編目號；按不同的規(guī)則查詢圖書檔案所在位置，查閱圖書檔案的簡介等。如下圖所示：
系統(tǒng)特點
1、完全非接觸系統(tǒng)中，最經(jīng)濟的解決方案：將非接觸芯片嵌入到低成本的介質中，可以最大程度的滿足解決方案的需要，應用這一先進技術可以大幅度減少設備的投資和維護費用以及硬件磨損的成本。
2、快速掃描，無障礙閱讀：RFID標簽掃描時無須直線對準讀取器，讀寫速度快。同時，RFID是以無線電波來傳遞信息，不會有傳輸屏障的問題。
3、安全性高，靈活性強：RFID標簽內部可以分為各個獨立的應用區(qū)域，存放不同的應用數(shù)據(jù)。每一張電子標簽都有一個32位的全球唯一的序列號，該序號在生產(chǎn)過程中寫入，無法更改。
4、實施簡單，使用方便：該系統(tǒng)安裝和調試非常簡單，后期的使用和運營維護也十分便捷，查找、識別圖書檔案速度很快，而且防盜防損，能夠提供可靠的性能和高度的安全性。
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