在檔案管理館、企事業(yè)單位檔案管理處，經(jīng)常可以看到管理人員為找到需要的資料而焦急忙碌。快速查找，提高管理效率成為檔案管理迫切需要解決的問題，目前國內(nèi)檔案館運(yùn)用的改善方法主要是運(yùn)用檔號(hào)和條形碼標(biāo)記形式用于內(nèi)部的排架和定位，及實(shí)物檔案的物流管理。此傳統(tǒng)的檔案管理方式仍存在檔案查詢、盤點(diǎn)困難，處理時(shí)間長等低效率現(xiàn)象。
一、檔案管理的現(xiàn)狀與問題
1.檔案入庫流程繁瑣且低效
傳統(tǒng)的管理方式，檔案入館后先進(jìn)行分類、排序，并裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種傳統(tǒng)管理方式耗費(fèi)大量人工和時(shí)間，手工處理方式使得管理流程繁瑣且低效。
2.檔案存放次序較易被打亂
檔案管理一般都按分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和不可避免的人為疏忽錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，檔案存放變得越來越無序。
3.檔案查閱耗時(shí)長
隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大，檔案查找日漸困難。一旦所需查找的檔案沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。
4.檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)
由于檔案數(shù)量眾多且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，一般盤點(diǎn)只能清點(diǎn)到檔案盒的數(shù)量，如果需要盤點(diǎn)完整的檔案材料信息，只能靠人工識(shí)別并記錄，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。
5.對失效檔案的管理滯后
檔案管理中需要經(jīng)常性銷毀處理沒有價(jià)值的過期檔案，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)工作的困難，造成管理人員對檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，形成大量冗余檔案。
二、信息化檔案管理解決方案
鑒于以上傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀與存在的問題，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識(shí)別的RFID(無線射頻識(shí)別技術(shù))技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性。
1.RFID應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
· 非接觸式數(shù)據(jù)采集。無需打開檔案盒，閱讀器在粘貼有RFID電子標(biāo)簽的檔案盒前經(jīng)過，就可以采集到檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息。
· 快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。RFID閱讀器可以同時(shí)采集上百個(gè)標(biāo)簽，這比傳統(tǒng)條碼掃描方式要快超過100倍。
· 和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)相比，電子標(biāo)簽存儲(chǔ)信息量大，使用壽命長，可重復(fù)使用。
· 安全性高。電子標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有加密機(jī)制，無法偽造和非法篡改信息。
· 電子標(biāo)簽抗污染性能強(qiáng)和耐久性好，對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性。
· 體積小、形狀多樣。電子標(biāo)簽基本不受尺寸大小與形狀限制，用于檔案管理適應(yīng)性強(qiáng)。
· 可重復(fù)使用。 RFID標(biāo)簽可以重復(fù)擦寫存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，方便檔案信息更新，而條形碼印刷上去之后就無法更改。
· 穿透性和無屏障閱讀，RFID標(biāo)簽被覆蓋在紙張、木材或塑料等非金屬材質(zhì)下仍能穿透通信。而條形碼掃描必須在近距離且沒有物體阻擋的情況下才可讀取信息。
· 電子標(biāo)簽具有EAS防盜功能，配合門型通道讀寫器，可以很好的防止檔案丟失，實(shí)現(xiàn)非法取走報(bào)警功能。
2.RFID檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)
3.應(yīng)用實(shí)施方案
· 電子標(biāo)簽選擇
一般來說，檔案庫房的面積較小，可選擇高頻或超高頻(HF/UHF)頻段的讀寫器和無源電子標(biāo)簽。RFID標(biāo)簽根據(jù)用途不同可以分為檔案標(biāo)簽和儲(chǔ)位標(biāo)簽。
· 標(biāo)簽信息項(xiàng)的設(shè)定
檔案標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號(hào)、檔案密級(jí)、入庫時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。
庫位標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：儲(chǔ)位類型、儲(chǔ)位編號(hào)、存放的檔案編號(hào)區(qū)間及數(shù)量。
· 標(biāo)簽安裝
將檔案電子標(biāo)簽封成卡狀或不干膠紙質(zhì)，貼于每個(gè)檔案盒或檔案文件上。檔案盒采用塑料或紙質(zhì)材質(zhì)，利于RFID標(biāo)簽的粘貼與取下，同時(shí)盒體不易損傷可循環(huán)使用從而降低儲(chǔ)存成本。考慮到防濕、防潮需求，可在盒內(nèi)放置少量干燥劑。
而儲(chǔ)位標(biāo)簽在儲(chǔ)位不需要調(diào)整或者標(biāo)簽沒有損壞的情況下，一般只需安裝一次。儲(chǔ)位標(biāo)簽直接安裝在儲(chǔ)位正下方的支撐橫梁上。
· 固定閱讀器安裝
在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，固定閱讀器通過有線或無線網(wǎng)絡(luò)的方式將信息實(shí)時(shí)上傳至后臺(tái)服務(wù)器。
· 移動(dòng)手持閱讀器的使用
用于檔案資料盤點(diǎn)、順架清理。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場核對，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案順架盤點(diǎn)。
4.RFID檔案管理系統(tǒng)工作流程
· 檔案入館
盤點(diǎn)
由于RFID的使用，盤點(diǎn)檔案變成一項(xiàng)簡單快速的工作：由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，RFID閱讀器立即完成對檔案的相關(guān)信息以及相應(yīng)的儲(chǔ)位信息的收集，并自動(dòng)返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場核對，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點(diǎn)。
· 查閱
· 安全管理
安全管理子系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對檔案館現(xiàn)場的實(shí)時(shí)監(jiān)控與異常警報(bào)功能，以防止檔案被毀、被盜等。
· 防毀管理
每份檔案入館時(shí)先精確測量其重量、頁碼等物理特性, 并存入RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng), 由監(jiān)控模塊對這些信息進(jìn)行監(jiān)控。在檔案被查閱后歸還時(shí)，管理員對該檔案的物理特性再次進(jìn)行檢測，并與檔案借出之前的數(shù)據(jù)核對，從而可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案有沒有被撕毀、缺失等。
· 防盜管理
所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當(dāng)檔案被取出時(shí)，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進(jìn)行核對，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會(huì)激活警報(bào)模塊發(fā)出異常情況警報(bào)。
· 銷毀管理
在保管過程中，當(dāng)有檔案達(dá)到保管期限時(shí)，銷毀管理子系統(tǒng)將自動(dòng)跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理。同時(shí)，管理人員也可以通過檔案銷毀管理子系統(tǒng)發(fā)出無線指令，由各檔案盒上的RFID標(biāo)簽反饋回保管期限信息，實(shí)現(xiàn)對檔案的有效期管理。
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